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Case de Sucesso: como a Ninecon e a PPG lidaram com o início da pandemia em plena migração de ERP

Em 2020, muitos tiveram que achar uma luz no fim do túnel… Para nós, não foi diferente.

O ano de 2020 foi um tanto quanto singular. Todos nós tínhamos planos e perspectivas particulares que estavam adaptados para evoluir em um cenário que esperávamos ter sob controle. Os prognósticos eram bons e tudo indicava que aquele seria um ano mais positivo que o anterior. Mas havia no caminho um personagem invisível aos nossos olhos, mas grande o suficiente para afetar a economia global. Um novo tipo de coronavírus levou ao surgimento abrupto da maior pandemia dos últimos 100 anos jogou nossas perspectivas em um mar de incertezas nunca visto em nossa geração e assim fomos lançados a adotar uma série de adaptações de forma tão repentina quanto a chegada da crise. E as empresas, como organizações humanas, não eram imunes e tiveram que reinventar seus modelos de operação e acelerar, em dias, tendências esperadas para os próximos anos.

Foi nesse cenário que executamos o projeto de implantação da plataforma Oracle na PPG, uma empresa global e referência no ramo de tintas e vernizes. Foi um projeto especial e um tanto quanto simbólico. Trata-se de um trabalho que representa, tanto para nós quanto para a PPG, a superação das adversidades causadas por esse cenário tão particular e que deixou aprendizados profundos a todos os envolvidos e, por isso, achamos válido e relevante compartilhar o que vivemos e superamos. Para isso, chamamos o André Pereira, gerente de TI da PPG para um papo sobre esse case tão especial para nós.

Confira, na íntegra, o vídeo com essa conversa e sua transcrição logo abaixo!

INÍCIO 00:00:53
Hugo: Bom dia a todos. Eu sou o Hugo Perez, Diretor de Vendas da Ninecon Consultoria e Outsourcing, empresa parceira Oracle no Brasil.  Estamos aqui hoje para comentar um pouco sobre o caso de sucesso que nós tivemos que envolveu um desafio super importante no ano de 2020 tanto para a Ninecon quanto para a PPG. Em um ano repleto de adversidades achamos relevante destacar como nós lidamos com esse desafio, para compartilhar com vocês todo o contexto que enfrentamos e o que aprendemos nesse processo. O Paulo André responde pela área de projetos da Ninecon, possui um gerente de programa sob sua gestão e juntos acompanham e dão suporte a diversos clientes de nossa empresa. E, André Pereira, gerente de TI da PPG que atuou como um grande sponsor desse projeto para garantir que a gente chegasse com sucesso até o final superando todas as expectativas e desafios que fomos encontrando pelo caminho. André, nos conte mais sobre quem é a PPG e como é que ela está estruturada no Brasil hoje?

00:02:17
André: Bom dia, Hugo, Paulo… PPG é uma indústria química que atua no ramo de tintas e vernizes. Ela tem uma série de segmentos de negócios como revestimentos de performance, revestimento para a indústria aeroespacial, tintas arquitetônicas, entre outros. Temos pintura automotiva, tintas protetivas e marítimas, revestimentos industriais para embalagens. Então, a PPG tem um portfólio bem interessante nesse segmento de revestimentos e é uma multinacional americana baseada em Pittsburgh nos Estados Unidos.

00:03:59
Hugo: E quanto ao projeto, quais foram os motivadores que levaram a esse trabalho?
No ano de 2019 vocês fizeram algumas aquisições e isso gerou novas necessidades para a área de TI. Pode comentar um pouco sobre isso, André?

00:04:20
André: Perfeito. A PPG cresce muito por aquisições. Além disso, temos um programa interno que visa buscar simplificar processos. Toda vez que você adquire uma empresa a empresa não necessariamente tem os mesmos processos que a PPG e é nisso que atuamos para adequar e simplificar. Então o principal motivador, nesse caso, para implementar a solução da Oracle foi buscar um padrão que viabilizasse a simplificação dos processos e da operação das empresas que foram adquiridas. Foram duas empresas a Revocoat e a Whitford, que complementaram o portfólio de produtos da PPG.

00:05:22
Paulo: Naquela época nós tínhamos uma programação de médio prazo inicial para o projeto e a ideia era concluir o planejado de forma acelerada.

00:05:39
André: Sim. Em 2019, quando pensamos nesse projeto, a ideia era adotar o approach que já utilizamos em outras vezes o qual envolve um grupo de usuários, das áreas de negócios, os parceiros de TI – nesse caso, principalmente a Ninecon, que é o nosso principal parceiro nessa área – com todos fisicamente juntos na PPG para desenvolver o projeto durante o ano de 2020, em um formato que a gente sempre usou e que a gente mais dominava. Mas aí chegou a pandemia.

00:06:26
Paulo: Nós trabalhávamos com os módulos que já estavam implantados, ou seja, o objetivo era fazer um rollout e fazer deste um projeto bem assertivo, bem rápido. Com todos os módulos de PTP, OTC, o próprio Mastersaf, solução Ninecon da Nfe… Mas a gente tinha também alguns desafios além do âmbito da tecnologia, mesmo antes da epidemia como por exemplo trazer o modelo já existente na PPG pra essas novas empresas.André, fala um pouquinho desses desafios pré-pandemia?  

00:07:24
André: Da forma que desenhamos, era para ser um projeto de 4 meses. A estratégia era realmente um rollout para apresentarmos o que temos dentro do nosso sistema, com os nossos padrões de processo, para as nossas novas companhias, que por sua vez, precisam se adequar ao novo cenário. Vimos que avançando com esse projeto, teríamos importantes ganhos de eficiência durante essa etapa de adaptação das novas empresas aos processos da PPG. Então esse era o principal propósito: fazer um rollout.

00:08:37
Hugo: Ou seja, você já tinha desafios o suficiente né? Porque duas empresas que tinham os seus próprios processos, seu modo de operação e sua cultura dessas empresas e por si só já seria um grande desafio adaptar toda essa operação para dentro da PPG para buscar a padronização de políticas, modelos de governança e, também, das aplicações, as quais já estavam implementadas. E imagino que isso não envolvia poucas pessoas. Provavelmente envolveu muita gente da PPG e muita gente das novas empresas também. Você consegue estimar quantos colaboradores estavam diretamente envolvidos nesse desafio, André?

00:09:17
André: Realmente tinha muita gente envolvida. No total, mais de 100 pessoas envolvidas nesse projeto. E, como vocês sabem, em um sistema de ERP cada um faz um pedacinho do processo. Das novas empresas que estavam passando por essa adaptação, eu diria que havia por volta de 60 pessoas entre as duas empresas e mais umas 40 pessoas da própria PPG que fizeram parte dessa implantação. Não foi uma mudança técnica, foi uma transformação no processo: esse foi o maior desafio. Não é simplesmente a gente falar “vamos colocar o Oracle lá”. Não. Foi realmente checar processos e tentar ao máximo adequar a realidade das empresas ao que tínhamos na PPG. E eu acho que fomos muito bem sucedidos. Os usuários também colaboraram, estavam motivados e foram muito receptivos para aceitar diferenças e isso ajudou muito no sucesso do projeto.

00:10:56
Hugo: E aí, nós estávamos lá para começar esse projeto, e em março o que aconteceu?

00:11:08
André: Foi inacreditável. Acho que muitas empresas passaram por isso. Mas eu tenho uma história um pouco mais longa em relação a esse projeto. Eu vinha tentando aprovar esse projeto internamente na PPG há uns três anos. Na hora que a gente conseguiu aprovar e já com praticamente o time da Ninecon formado e todo mundo já engatilhado para o kick-off do projeto, veio a pandemia. Vieram as restrições de viagem. E aí, a gente teve que voltar para dentro de casa. Nisso, junto com a Ninecon, tivemos que pensar em alguma solução para continuar o projeto. Naturalmente, houve uma dúvida entre a diretoria da PPG sobre se deveríamos continuar ou não, mas, depois, chegamos a um consenso na PPG e passamos a ver esse cenário, inclusive, como uma oportunidade. Decidimos: “Vamos realmente fazer o projeto, mesmo que de forma remota”. Acredito que a Ninecon, como a nossa principal parceira, conseguiu trabalhar com toda a flexibilidade necessária para nos ajudar naquele momento. Além da parte técnica, que eu acho que foi muito bem feita, teve esse posicionamento da Ninecon em compreender a posição do cliente e nos ajudar a achar formas para contornar aquela situação e continuar o projeto. Assim, tivemos a aprovação da diretoria da PPG para continuar de uma 100% remota, o que que para nós foi totalmente inédito.

00:13:03
Paulo: Aquele foi o momento que a gente se desconstruiu e passou a busca novos caminhos para criar um ambiente adequado para esse projeto acontecer. Qual foi a reação dos sponsors de maneira geral? Em um cenário em que estávamos criando técnicas, implantando dinâmicas para o time que era novo, em uma ferramenta nova… Como é que isso foi visto dentro da corporação de uma maneira geral?

00:13:44
André: A diretoria de uma forma geral tinha muitas dúvidas. Todos estávamos nos adequando, inclusive no âmbito de Operações. Mas, no fim das contas, a diretoria confiou no nosso planejamento. Eles entenderam que nós teríamos as competências necessárias para seguir mesmo de forma remota. Nós começamos a trabalhar em etapas, visando semana por semana, diante de incertezas inéditas. A PPG aderiu à redução de jornada, que foi mais uma situação que a gente teve que lidar para ajustar o cronograma dos trabalhos. Houve uma série de coisas que foram acontecendo meio do caminho, das quais a diretoria estava 100% por cento informada e realmente engajada e na minha opinião. Quando você tem uma diretoria engajada querendo fazer acontecer é um ponto vital e, dessa forma, eles deram todo apoio para a gente.

00:15:59
Hugo: Tem uma frase do Amyr Klink que eu acho genial. Ele fala que “todos nós costumamos a pensar em planejamento como algo como um roteiro fixo”. Ele diz que um planejamento bem sucedido não deve se tratar como uma simples planilha, mas sim alinhado a forma com a qual você se vai se adequando às inúmeras circunstâncias e nuances que vão surgindo ao longo do trajeto. Eu acho que esse projeto específico teve características desafiadoras, entraves e restrições que não se resumem apenas ao trabalho remoto, mas também à questão de como a gente manteve a eficiência e a comunicação alinhada para que todo mundo ficasse na mesma página e sobre a maneira com a qual as atividades seriam distribuídas seriam acompanhadas.Nós vivíamos ainda uma cultura do mundo do trabalho presencial, em que as pessoas precisavam estar à nossa vista e isso às vezes nos limitava. Quando tivemos que encarar o trabalho remoto, muitos conceitos foram testados ao limite E por isso eu acho que vocês tiveram grandes conquistas ao longo desse projeto que eu acho que é a evolução da comunicação, da gestão de atividades, do acompanhamento de cada etapa de cada tarefa correlacionada, dos riscos e dos entraves… Vocês fizeram com que tudo isso fosse ainda mais coordenado, avaliado e orquestrado de uma maneira mais harmônica e obviamente colheram um resultado significativo. Então, não estamos falando só de um trabalho remoto mas também de um novo método de entrega de projetos.

00:18:37
Paulo: Acho que o André falou uma palavra que representa muito o projeto: “engajamento”. Engajamento da diretoria, engajamento do time… Quando a gente fala de “engajamento do time” a gente fala de uma gestão muito ativa em que “cada dia era um dia”. Nós implementamos rotinas e métodos e desenvolvíamos isso no dia a dia. E além de tudo isso a gente tinha um tempero muito único que era o “novo” trazido pela pandemia, então além dos desafios inerentes à execução do projeto, tínhamos desafios pessoais do time tanto o nosso quanto o da PPG. Além disso, ainda havia algumas decisões que a gente tem que tomar de forma muito rápida e com uma precisão que tinha que ser ímpar. Mas no final acredito que tivemos sucesso frente a todas essas incertezas, ou na maioria delas, e por isso que consideramos esse um case de sucesso – e de muito sucesso – em meio a todo esse cenário. Acho que nos saímos bem seja em questão de prazo ou de custo… Mas, André, fale um pouquinho sobre como era esse dia a dia também na ótica da PPG.

00:19:54
André: Eu acredito muito nas pessoas. A gente pode ter a tecnologia que for, mas se você não tiver as pessoas corretas motivadas, dificilmente se atinge um bom resultado. Quando virou a chave para um trabalho 100% remoto, com a ajuda da tecnologia, conseguimos simplificar alguns caminhos. Acredito que esse sucesso se deve, também, a muita conversa com as pessoas para que eles entendessem que era um momento diferente de qualquer outro e que toda sugestão de melhoria que eles dessem seria bem-vinda. Diariamente nós consultávamos as pessoas sobre alternativas para melhorar a comunicação. E para falar de uma situação mais crítica: tínhamos os testes integrados, que foi um pouco mais complexo por envolver por volta de 100 pessoas envolvidas em testes na mesma fase durante o momento de transição, para garantir que tudo estivesse de forma coordenada e eficaz. Com isso, fomos ajustando. De acordo com o tempo de resposta das pessoas, fomos ajustando nos detalhes e seguindo com os testes. Um outro fator importante foi que a gente teve um time eficaz de gerentes de projeto e tanto o Maicon – da PPG – quanto o Alexandre – da Ninecon – fizeram um trabalho muito importante ficando sempre muito próximos das pessoas para ir ajustando no dia a dia o andamento do projeto.

André: E nós, posicionados mais ao nível da tomada de decisão como responsáveis pelo projeto de uma forma geral. Nós íamos dando todo o suporte e buscando formas de diminuir o impacto da distância, da comunicação, que foi o principal fator em evidência naquele momento. Mas, além disso, tinha outras coisas que a gente pensava, sabíamos que a internet poderia falhar, mas mais do que isso tínhamos uma crise maior lá fora, tínhamos o receio de que as pessoas pudessem ficar doentes. Mas, graças a Deus ninguém contraiu o vírus da COVID, ao menos durante o projeto, e até hoje está todo mundo muito bem. A questão relacionada a saúde era o maior problema que a gente poderia ter porque não tínhamos condições de trocar pessoas. Estávamos no limite em relação às pessoas. Então eu diria assim: as pessoas mantiveram-se motivadas e entenderam bem a nossa necessidade naquele momento. Conseguimos passar a mensagem de que seria possível concluir, mas que o resultado iria depender diretamente do engajamento deles. Então, “engajamento” pode soar como um jargão batido, mas foi a qualidade vital para o sucesso deste projeto.

00:23:39
Hugo: De certa forma, fica, tanto para a Ninecon quanto para a própria PGR, algum tipo de lição, um tipo de tendência cultivada ao longo desse contexto de pandemia, algo que de certa forma acelerou um pouco a mudança das formas como as coisas poderiam ser feitas em um novo contexto empresarial e de organização de trabalho.  Então, eu gostaria que vocês comentassem: O que fica para a Ninecon e o que fica para a PPG?

00:24:21
André: Para a PPG, falando também pelos diretores, acredito que foi uma surpresa muito positiva trabalhar nesse formato remoto. Funcionou. Conseguimos entregar o projeto. Nós vamos continuar nesse formato, até porque ainda estamos em pandemia. Mas eu acredito, também, que mesmo depois que todos estivermos vacinados, continuaremos executando os projetos dessa forma mesmo. A PPG é uma empresa global, temos pessoas espalhadas por todo o globo e esse modelo remoto pode ajudar com que contribuam para um futuro projeto independente de barreiras geográficas. A PPG já vinha desenvolvendo políticas de flexibilização do trabalho remoto, ainda não era algo tão abrangente, mas existia e a pandemia intensificou muito isso e hoje entendemos que funcionou bem.

00:25:51
Paulo: Aqui pelo lado da Ninecon, vivemos um momento único, histórico, não pela questão da pandemia, mas com esse momento único de crise, mas que todos vivemos, nós conseguimos desenvolver habilidades das quais é provável nem o cliente tivesse a confiança que nos levariam a uma conclusão bem sucedida, que pudéssemos manter o engajamento de tantos envolvidos, em um projeto de tamanha importância, dessa maneira remota. Desenvolvemos processos e ferramentas e vimos na prática que é possível. E quando a gente tem um case para demonstrar que tudo isso, de fato, funciona e que realmente é efetivo, nós conseguimos construir uma mudança de mindset. Assim, podemos mudar para melhor a maneira com que a Ninecon pensa e oferta projetos para os nossos clientes. É um grande ponto.

00:26:56
Hugo: E eu lembro que em paralelo ao projeto da PPG, muito clientes que tinham o impasse para tomar a decisão de iniciar ou não um projeto como esse naquele momento, nos perguntavam: “mas e aí, vocês conseguindo entregar os projetos?”, e como resposta, nós sempre falávamos deste caso da PPG. Falávamos muito sobre como a PPG e a Ninecon estavam conseguindo vencer os obstáculos… Então, para a gente, foi super importante termos esse projeto da forma que foi, porque de certa forma comprovou e confirmou que era possível. Obviamente exigiu da gente muitos ajustes, muita adaptação, mas o contexto de hoje é justamente esse: “desaprender” o modelo tradicional e ter a capacidade para aprender um novo modelo de forma rápida, e dar segurança para as organizações como, daqui pra frente, a gente consegue seguir. Eu acho que é uma pergunta que vale aqui também. Continuando… Outra pergunta que acho que cabe fazer aqui é com relação às despesas do projeto: Falando de todo o contexto, como foi essa administração de orçamento?

00:28:23
André: Tínhamos previsto no orçamento do projeto uma despesa para viagens, tanto para a equipe da Ninecon quanto para a da PPG porque temos uma questão geográfica, uma unidade fica em Pinhais no Paraná e outra fica em Américo Brasiliense aqui em São Paulo, distante algumas horas aqui de Sumaré. Essas viagens não aconteceram em sua maioria, houve poucos deslocamentos porque ainda precisamos mandar uma equipe para o go-live para dar uma segurança a mais para o pessoal, mas realmente o orçamento destinado para viagens foi muito poupado. Ainda hoje sabemos que situação não está fácil no Brasil, a crise ainda se faz presente. Então vimos que uma saída para viabilizar alguns projetos realmente é: “por que não fazer tudo remoto?”. O modelo funcionou e se mostrou um grande aliado para que pudéssemos encerrar esse projeto no orçamento e no tempo previstos.

00:30:03
Hugo: Que ótimo. Assim como a PPG, a Ninecon também conta com profissionais distribuídos em diversas localidades, hoje são mais de 300 consultores espalhados pelo Brasil, mas com uma certa concentração em alguns polos como, por exemplo, São Paulo, Rio de Janeiro ou Região Sul do país. Em um modelo no qual podemos trabalhar a distância, imagine o quão mais próximos nós estaremos dos nossos clientes a partir de agora… Clientes que fisicamente podem estar longe, mas que nesse novo contexto podem estar ao lado. Então, sem dúvidas, esse novo cenário nos ajuda a viabilizar novas possibilidades.

00:31:03
Hugo: A Ninecon te atendeu, André? Fizemos a lição de casa?

00:31:08
André: A Ninecon já está conosco há um tempo, fazendo toda a sustentação de nossa plataforma Oracle, além de outros projetos menores de melhoria… Foi um parceiro importantíssimo e um dos principais fatores que nos levarem a contratar a Ninecon para desenvolvermos esse projeto específico foi a experiência que a empresa já tinha com a PPG. Além disso, o time que a Ninecon trouxe para nos ajudar foi muito bem selecionado e, reitero, se você consegue achar as pessoas corretas para aquele tipo de atividade é possível fazer uma grande diferença e acho que a Ninecon foi muito bem sucedida nisso. Acredito também que a Ninecon soube explorar a experiência que possuía com a PPG para lidar com algumas customizações mais complexas e específicas da nossa empresa, usou muito o time de suporte e sustentação para resolver problemas e tirar dúvidas… Enfim, eu acho que se você consegue uma empresa parceira que contribui a longo prazo é possível atingir grandes resultados. A Ninecon hoje é como uma extensão do nosso TI e eu sinto que a Ninecon se preocupa com o êxito do cliente e não só com seus próprios resultados, eu gosto muito disso na Ninecon e espero que continue assim…

00:33:20
Hugo: Assim será. Paulo e André, muito obrigado pela conversa, por falarem dessa experiência, sobre esses êxitos que alcançamos juntos.

Fique ligado e acompanhe as redes sociais da Ninecon. Ainda há muito pela frente!

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