Plano de Continuidade de Negócios e Ações de Mitigação do Risco de Contágio do COVID-19

Introdução

Muito se tem dito, escrito, discutido e por que não dizer tomado nosso tempo em longos debates, nesses últimos tempos sobre essa nova infecção, o COVID-19. Apesar dessa verdadeira montanha de informação, não temos muita certeza do que efetivamente esse vírus pode provocar, qual será seu comportamento aqui no nosso país, será um simples resfriado, uma gripe mais intensa, uma síndrome respiratória grave. Dado isso recorremos ao que achamos que temos de informação e principalmente damos eco ao que os órgãos oficias estão propagando, isso aponta para:

  • Haverá um acréscimo significativo no número de infectados nas próximas duas a três semanas;
  • O vírus COVID-19 possui um potencial de contágio significativo, sendo seu vetor o próprio ser humano;
  • 85% dos infectados serão assintomáticos (pequenos resfriados ou gripes simples, com mal estar pouco significativo) os outros 15% terão maiores problemas, sendo que apenas uma fração dessa parte poderão evoluir para algumas complicações mais graves e estatisticamente em uma população não tão longeva como a nossa, temos um índice que girará em torno de 2% a 3% de óbitos.

O terceiro item já basta para iniciarmos ações que permitam que nossa comunidade (clientes, colaboradores, parceiros), possa pelo menos dentro do ambiente de trabalho ter formas de redução a exposição e que ocorrendo alguma situação de infecção possamos rapidamente reagir permitindo total transparência a todos dessa comunidade e assim conseguir evitar a exponenciação desse contágio.

A essas ações devemos somar a necessidade de nossos clientes e parceiros de continuidade de seus negócios, entendemos que devemos criar situações onde os trabalhos, com riscos mitigados de exposição ao contágio, possam continuar em sua plenitude, sem perdas significativas para cada ator do processo.

Dentro desse contexto e sabendo que ainda poderemos ter evolução nas informações e que isso pode vir a mudar ações aqui planejadas, estabelecemos um conjunto de medidas que queremos compartilhar com vocês.

Ações

Transparência nas Comunicações:

Estabelecer um processo de comunicação de forma transparente com nossa comunidade, compartilhando informações sobre possíveis situações de infecção de membros dessa comunidade de forma clara, o mais abrangente e o mais rápido possível. Para isso estamos:

  1. Nomear a Gabriela Tavares como COORDENADORA DE AÇÕES DO COVID-19 – ela terá a missão de captar as informações internas e externas, bem como definir as ações de disseminação das mesmas, garantindo que possamos acessar a todos os membros da comunidade.
  2. Criação do e-mail COVID19@Ninecon.com.br direcionado a COORDENADORA, pelo qual estaremos enviando informações aos nossos clientes, colaboradores e parceiros e solicitamos que também informações desses clientes, colaboradores e parceiros relativos ao COVID-19 sejam enviadas para este e-mail.
  3. Criação de um painel de comunicação interno na Ninecon (Recepção), onde será informado todo os dias as 09:00hs se há confirmação de contaminação de algum colaborador do Grupo e o setor do mesmo.
  4. Para os clientes de projetos e de alocação a possibilidade de execução de trabalhos de forma remota.
Para os clientes de projetos e de alocação a possibilidade de execução de trabalhos de forma remota.

Para os clientes específicos de projetos e de alocação presencial de consultores, estaremos enviando um questionário simples, que irá nos permitir de forma conjunta determinar se podemos efetuar os trabalhos em andamento de forma remota no todo ou parcial, reduzindo assim a exposição das pessoas e mesmo reduzindo a necessidade de exposição durante deslocamento.

Em cada situação nossos gerentes irão:

  1. Determinar se o cliente possui algum plano de continuidade de negócios e qual sua característica;
  2. Identificar necessidade de restrição de acesso a sites do cliente;
  3. Identificar necessidade de restrição de deslocamento entre sites;
  4. Verificar se o cliente possui algum plano de comunicação em caso de contágio, para adequar ao nosso plano;
  5. Obter disponibilidade/regra do cliente para trabalho remoto.

Com essas informações, estabeleceremos o processo junto do cliente, onde serão apontados os eventuais impactos de prazo, esforço e eventuais custos de execução do plano de ação.

Para os clientes de serviços de sustentação e melhorias.

Praticamente 100% desses serviços já são prestados de forma remota, nesse caso estaremos apenas validando a situação para algumas exceções que têm alocação presencial e informando como trataremos as atividades administrativas e de acompanhamento. Estamos reforçando a necessidade de trabalho 100% dentro do nosso sistema NSD tanto para a abertura do chamado como reports junto ao usuário do chamado no cliente, permitindo assim que não haja quebra de produtividade quando de uma necessidade de substituição dos agentes.

Nossa área Comercial

Dado a natureza dos trabalhos dos nossos gestores de contas, nosso entendimento é de que não será preciso mudança na forma de trabalho dos mesmos, sendo que as visitas aos sites dos clientes podem ser trabalhadas em termos de agenda e também o numero de relacionamentos que ocorrem nessas visitas é bastante resumido (normalmente uma ou duas pessoas), o que reduz ou praticamente elimina situações de exposição desnecessárias.

Reforço diário das atividades de prevenção

Apesar de básico os cuidados para redução dos riscos de contaminação, entendemos ser necessário reforçar durante esse período as ações de prevenção, assim diariamente nossos colaboradores receberão um conjunto de recomendações. Paralelamente buscando também mitigar os riscos internos, muitos de nossos técnicos serão transferidos para trabalho remoto, onde estamos:

  1. Registrando que o mesmo busque reduzir seus deslocamentos, evitando assim situações principalmente em transportes públicos e aglomerações.
  2. Mapeamento dos colaboradores que necessariamente deverão estar presencialmente nos clientes ou mesmo na empresa, para troca de horários de deslocamento, ou meio de transporte utilizado, reduzindo assim situações de exposição a aglomerações.
  3. Ajuste de layout das estações de trabalho, buscando distanciar as pessoas umas das outras.
  4. Manutenção de ambientes arejados.
  5. Reforço das ações de cuidados básicos para redução do risco geral de contrair ou transmitir infecções respiratórias (lavar as mãos frequentemente com água e sabonete, uso de desinfetante para as mãos a base de álcool, evitar tocar olhos, nariz e boca, cobrir boca e nariz ao tossir ou espirrar com lenço de papel, limpar e desinfetar objetos e superfícies tocados com frequência).
  6. Estimular regras de convívio nesse momento, onde contatos pessoais sejam preteridos (aperto de mãos, abraços, beijos).
  7. Não compartilhamento de objetos de uso pessoal (caneta, celular, estação de trabalho).
  8. Intensificar os processos de faxina do ambiente de trabalho.

Nossa expectativa é que com esse elenco de ações, algumas internas e outras em conjunto com nossos clientes possamos atravessar esse momento com redução de eventuais turbulências e damos assim a garantia aos clientes que os serviços serão continuados e o mais importante a segurança dos membros da comunidade está sendo buscada e é o compromisso de nossa administração.

Nos colocamos a disposição para esclarecimentos, para recebermos pontos que possam adicionar e assim melhorar ainda mais nosso plano de atividades, e reforçamos a necessidade de mantermos um estreito canal de comunicação, pois isso fará a diferença nesse momento.

Um ponto muito importante, estamos frente a uma condição que apesar de não podermos neutraliza-la ainda, podemos sim controlar e fazer com que a vida e os negócios sigam dentro de uma normalidade controlada. Não precisamos parar tudo.

Atenciosamente,

Grupo Ninecon

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