Eaton usa Oracle para centralizar los servicios financieros en América del Sur
Cuando presentó la idea de crear un centro compartido de servicios financieros a la matriz de la corporación en los Estados Unidos, la filial brasileña de Eaton recibió aprobación inmediata. Después de todo, la compañía —que opera en más de 125 países y es uno de los mayores fabricantes de componentes y sistemas eléctricos, hidráulicos, automotores y aeronáuticos del mundo— ya tenía dos centros de servicios de este tipo. Uno prestaba servicios en Norteamérica y el otro en Europa. El brasileño sería el tercero y prestaría servicios no solo a todas las unidades de la empresa en el país, sino también a toda Sudamérica.
Así nació el proyecto del South America Service Center (SASC) de Eaton, que comenzó a implementarse en 2004, con el asesoramiento y la colaboración de Ninecon y se completó en solo dos años y medio. «Fue un proyecto de cinco años, porque se trataba de un trabajo muy complejo de integración y normalización de los sistemas», dice Nildo Bortoliero, director del SASC y responsable de su implementación.
El gran desafío
Para empezar, cada unidad de negocios de la empresa — en el Brasil son diez en total— tenía su propio sistema de cuentas por cobrar y por pagar, contabilidad, nómina y control de los bienes. Además, otro desafío importante era el crecimiento de Eaton, un resultado, principalmente, de la adquisición de otras empresas, en el mundo y en el Brasil también. «Tuvimos que tomar diferentes sistemas e integrarlos a todos en uno solo», dice Bortoliero.
La plataforma elegida para fue el módulo Financials de Oracle E-Business Suite. Este sistema de Oracle ya se usaba en la división de transmisiones para camiones, situada en Valinhos, interior de San Paulo, que representa el mayor negocio de Eaton en Sudamérica. Precisamente por esta razón, la implementación del SASC comenzó en esa unidad, que fue su primer cliente y también puso a disposición las personas del área financiera que formaron parte del equipo inicial del proyecto. El equipo contaba también con usuarios clave de varias divisiones de la empresa, consultores de Ninecon y un gerente de proyecto.
El primer paso fue crear un entorno, tomando como base la plataforma Oracle, al cual se pudiera traer la información financiera de los diferentes sistemas usados en las unidades de Eaton. «El objetivo era no solo la consolidación de la información, sino realizar todas las actividades del área financiera en el SASC,» dice Bortoliero. Eso incluía las operaciones de cuentas por cobrar y por pagar, contabilidad, nómina, control de impuestos, activo fijo y, además, importación y exportación.
La implementación del nuevo ambiente exigió interfaces específicas, necesarias a la integración. Algunas responden a las normas de Eaton y se trajeron de la matriz, otras fueron desarrolladas en el Brasil —para cumplir con los requisitos legales y tributarios del país—, por el área de TI de la empresa, conjuntamente con los consultores de Ninecon y el equipo de proyectos de SASC. Oracle también participó en el desarrollo de algunas interfaces destinadas a integrar su sistema a los de otros proveedores, tales como el Magnus de Datasul y el MFG/Pro de Qad.
Según el parecer de Bortoliero, este trabajo en conjunto fue uno de los principales motivos del éxito de la implementación y del corto plazo en que se la ejecutó. «Los equipos de negocios y de sistemas trabajaron conjuntamente en el diseño del proyecto, la elección de soluciones y la definición de los recursos», dice. «Ninecon fue un socio destacado y muy importante, que participó en el proyecto desde el principio y con la misma dedicación que nuestros empleados». Bortoliero hace notar que el conocimiento de los consultores de Ninecon, no solo de la plataforma Oracle, sino también en el área financiera, también fue fundamental.
Expansión a otros países
La fórmula usada tuvo tan buenos resultados que ahora el SASC está considerado referente en el área de cuentas por cobrar, con un desempeño por arriba del promedio. También es el centro de servicios más completo de la corporación, con la prestación de todos los servicios del área financiera, incluido el procesamiento de las operaciones de importación y exportación.
La mayoría de las actividades son generadas por las operaciones de compra y venta. Por ejemplo, en el 2006, se emitieron 250 000 facturas.
Cuando una unidad emite una factura, los datos van directamente al SASC, que es responsable de la cobranza al cliente, el cálculo de los impuestos y el asiento contable de la operación. En el caso de una factura de compra (de materiales o servicios), el centro hace todo el procesamiento de impuestos, de cuentas por pagar y de asiento contable.
«Los que más se beneficiaron fueron la normalización, la integridad y el control de la información», dice Bortoliero. «Además, al derivar los servicios financieros al SASC, las unidades de negocios de la empresa disponen de más tiempo para concentrarse en sus actividades.
» En septiembre del 2005, el SASC se instaló en un edificio propio, ubicado dentro de las instalaciones de Eaton en Valinhos. Actualmente 51 personas trabajan allí. En el 2008, el centro de servicios comenzará a prestar servicios también a las divisiones de Eaton de Argentina, Chile y Venezuela.
• FICHA TÉCNICA
Cliente: Eaton Brasil
www.eaton.com.br
Perfil: Fabricante de productos para la industria automotriz, sistemas hidráulicos, equipos y piezas para la industria aeronáutica, componentes eléctricos y sistemas de distribución de energía, productos para motores de automóviles y para filtración industrial.
Sistema ERP: Oracle E-Business Suíte - ERP
Proyecto:
- Implementación del South América Service Center (SASC), basado en entorno Oracle
- Desarrollo de interfaces para integrar en este entorno único y estandarizado, la información extraída de los diferentes sistemas usados en las diversas unidades de la empresa.
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